Dit reglement is van toepassing op LAB Automation Day dat doorgaat op 19 oktober 2021 in Technopolis te Mechelen.

De bedrijven die zich inschrijven voor LAB Automation Day 2021 erkennen dat dit event door de Federatie Laborama wordt georganiseerd in onzekere tijden als gevolg van de bestrijding van het coronavirus COVID-19 en de daarmee gepaard gaande gezondheidsproblematiek, evenals de maatregelen om de verdere verspreiding van het virus te beperken.

1. Inschrijving voor deelname aan de LAB Automation Day is bindend. Door hun inschrijving verbinden de exposanten zich ertoe de bepalingen van dit reglement na te leven, evenals elke nieuwe bepaling die in het belang van de beurs door de organisatoren zou worden aangenomen.

2. Voor de editie 2021 wordt voorrang gegeven aan Laborama leden voor deelname aan de LAB Automation Day. Inschrijven kan via het online inschrijvingsformulier dat werd toegestuurd per mail.

3. Exposanten van de LAB Automation Day verbinden zich ertoe enkel producten en/of diensten voor te stellen die rechtstreeks verband houden met automatisatie in laboratoria

4. De organisatie behoudt zich het recht voor ten allen tijde en voor welke reden ook een aanvraag voor deelname aan de LAB Automation Day te aanvaarden of te weigeren.

5. De prijs voor deelname wordt in 1 keer gefactureerd. De factuur voor de stand reservatie dient op vervaldag voldaan te worden en uiterlijk 2 weken voor de aanvang van het event. Indien het verschuldigd bedrag, niet of niet volledig voldaan is, is het bestuur bevoegd de deelname te beëindigen waarbij de exposant gehouden is het bedrag te betalen dat hij vooralsnog verschuldigd is volgens artikel 7 van het tentoonstellingsreglement.

6. De forfaitaire prijs voor een stand op de LAB Automation Day is: € 750,- (excl. BTW) voor leden 

7. Een exposant die zich al inschreef en voor welke, niet-Covid-19 relateerde, reden ook zijn beursdeelname annuleert, dient volgende kosten in ieder geval te vergoeden aan Laborama:

• meer dan 60 dagen voor de aanvang van het evenement: 10% van het totale bedrag
• van 60 dagen tot 30dagen voor de aanvang van het evenement: 30% van het totale bedrag
• van 30 dagen tot 14 dagen voor de aanvang van het evenement: 50% van het totaal bedrag
• minder dan 14 dagen voor de aanvang van het evenement: 75% van het totaal bedrag

Indien de annulatie voor beursdeelname Covid-19 gerelateerd is kan de exposant zijn deelname annuleren tot 7 dagen voor de aanvang van het evenement.  Laborama zal de verschuldigde prijs voor standreservatie terugbetalen of crediteren aan de exposant ter annulering van zijn/haar deelname.

8. Overmachtsclausule 

Voor redenen van overmacht kan de federatie Laborama de va LAB Automation Day annuleren.
A. Gebeurtenis van overmacht betekent elke gebeurtenis die:

a) niet werd veroorzaakt door de federatie Laborama , en
b) de verdere uitvoering van de verbintenissen onder deze overeenkomst voor de federatie laborama wezenlijk verzwaart.

De gemeenrechtelijke toepassingsvoorwaarde van onvoorzienbaarheid inzake overmacht dient aldus niet vervuld te zijn.

Als gebeurtenis van overmacht worden beschouwd, zonder dat deze opsomming exhaustief is:

natuurrampen (zoals overstroming, storm, bliksem,…)
sociale onrust (zoals staking, betoging,…)
misdrijven (zoals diefstal, terrorisme,…)
ziekte, epidemie, virus, pandemie (zoals het coronavirus, …) 
stroom- en telecommunicatieonderbreking
ongevallen (zoals brand,…)
overheidsingrijpen, waaronder overheidsmaatregelen ter bestrijding van een ziekte, epidemie, virus, pandemie (zoals een verbod op evenementen, een verbod op verplaatsingen, overheidsmaatregelen inzake de bestrijding van het coronavirus COVD-19 of de gevolgen ervan die de uitvoering van de verbintenissen door de organisator onmogelijk maken) 

B. Indien de federatie Laborama getroffen wordt door een gebeurtenis van overmacht zal zij de ingeschreven Exposanten hiervan zo snel als mogelijk per e-mail in kennis stellen.
De federatie Laborama zal bij deze kennisgeving alle nuttige bewijsstukken overleggen teneinde haar wederpartijen toe te laten het bestaan en de impact van de aangevoerde gebeurtenis van overmacht vast te stellen.

C. De federatie Laborama zal alle redelijke maatregelen nemen teneinde het effect van de ingeroepen gebeurtenis van overmacht op de uitvoering van haar verbintenissen onder de overeenkomst te beperken. 

D. Indien de federatie Laborama zich beroept op een gebeurtenis van overmacht is zij bevrijd van enige contractuele of buitencontractuele aansprakelijkheid vanaf het plaatsvinden van de gebeurtenis van overmacht. De federatie Laborama zal dus in geen enkel opzicht aansprakelijk zijn voor de niet-nakoming van de verbintenissen die door overmacht zijn aangetast. 

Indien een gebeurtenis van overmacht de verdere uitvoering van de verbintenissen onder de overeenkomst voor de federatie Laborama wezenlijk verzwaart, zal de federatie Laborama de overeenkomst onmiddellijk ontbinden.

E. In geval van ontbinding van de overeenkomst door een gebeurtenis van overmacht zal de federatie Laborama 100% van de verschuldigde prijs voor standreservatie terugbetalen of crediteren aan de exposant ter annulering van het event.
 
9. De stands op de LAB Automation Day zijn als volgt uitgerust:

• 1 tafel (183cm x 76cm)
• 2 stoelen
• 1 elektriciteitsaansluiting
• Oppervlakte van ±6m2

10. De aankleding van de stand wordt uitgevoerd door de exposant en mag op geen enkele manier de afmetingen van de stand overschrijden.

Het is de exposanten niet toegelaten om voorwerpen, voor welk doeleinde ook, te (laten) bevestigen aan het plafond van de beurshal.
Beschadigingen aan het ter beschikking gesteld materiaal moeten door de exposant vergoed worden.

11. Het bestuur van Laborama bepaalt de indeling van de tentoonstelling en wijst de standplaatsen toe.

12. Opbouw :
Dinsdag 19 oktober van 07u30 tot 9u00

13. Openingsuren de dag van de tentoonstelling :

• 19 oktober 2021
• bezoekers: van 9u00 tot 17u00
• exposanten: van 07u30 tot 18u30

De standen moeten bemand zijn tijdens de openingsuren voor de bezoekers.

14. Afbouw :
Aan het einde van de tentoonstellingsdag (17u00)  ontruimen de exposanten hun stands volledig.
Indien de door de exposant gebruikte stand niet tijdig of volledig is ontruimd of indien deze niet wordt opgeleverd in de staat, waarin die hem ter beschikking werd gesteld, is de organisator bevoegd op kosten van de exposant de nodige maatregelen te nemen.

15. De organisator verzekert het materiaal waarmee de stands worden opgebouwd,
Laborama onderschrijft een verzekeringspolis, die de burgerlijke aansprakelijkheid van de organisatie tegenover derden dekt, in de gemeenschappelijke delen, buiten de standen.

De exposanten zijn verplicht hun eigen materiaal te verzekeren.

De exposant is verantwoordelijk voor en is verplicht zich te verzekeren tegen alle schade, van welke aard ook, die veroorzaakt wordt door toedoen van zichzelf, zijn personeel, personen die voor hem werken of op elke andere wijze onder zijn verantwoordelijkheid vallen.
De exposanten verzaken alle verhaal tegen de organisator, de eigenaars of de huurders van de gebouwen, voor alle schade berokkend aan het tentoongestelde materiaal, de standconstructie, enz. voor welke reden ook.

De organisator kan op geen enkele wijze aansprakelijk gesteld worden voor gelijk welke diefstal, schade, brand, ontvreemding e.d. aan tentoonstellingsmateriaal of andere goederen die zich in de beurshallen bevinden.

Om diefstal te vermijden, vraagt de organisator om geen waardevolle voorwerpen op zichtbare en/of gemakkelijk toegankelijke plaatsen achter te laten.

16. Na afloop van de LAB Automation Day wordt een adressenbestand van de bezoekers opgesteld. Dit adressenbestand kan enkel ter beschikking gesteld worden van exposanten die effectief aan de desbetreffende beurs deelnamen.

17. In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet beslist de organisator.

18. Geschillen. De exposanten verbinden zich ertoe de bepalingen van huidig reglement na te leven.
Ieder geschil met betrekking tot de LAB Automation Day valt onder de toepassing van de Belgische wetgeving. In geval van geschil zijn enkel de rechtbanken van Brussel (België) bevoegd.