Reglement voor deelname aan de LABORAMA Academy

Dit reglement is van toepassing op de Lab Automation Day die doorgaat op 21 september 2017 bij de Montil in Affligem.

1. Inschrijven voor deelname aan de Lab Automation Day is bindend. Door uw inschrijving verbindt u zich ertoe de bepalingen van dit reglement na te leven, evenals elke nieuwe bepaling die in het belang van de Academy door de organisator zou worden aangenomen.


2. Enkel leden van Laborama kunnen deelnemen aan de Lab Automation Day. Inschrijven kan via het inschrijvingsformulier dat u werd toegestuurd of door het formulier op de algemene info pagina van de Lab Automation Day op deze site te downloaden.


3. Het thema van deze Lab Automation Day is 'Automatisatie in het lab'.
Alle uiteenzettingen en tentoongesteld materiaal moeten verband houden met dit thema. Indien dit niet het geval is heeft Laborama het recht om uw deelname af te wijzen.


4. Bedrijven die zich willen inschrijven om deel te nemen aan de Lab Automation Day moeten het volledig ingevulde inschrijvingsformulier voor 15 juli 2017 terugsturen naar het Laborama secretariaat. De duur van een uiteenzetting bedraagt 25 minuten (inclusief Q&A).


5. Bedrijven kunnen zich inschrijven voor :
- het geven van een technische uiteenzetting
- het geven van een technische uiteenzetting en aanwezig zijn met een stand van 6m² in
de tentoonstellingsruimte
- geen technische uiteenzetting geven maar enkel aanwezig zijn met een stand in de
tentoonstellingsruimte


6. Parallel aan de uiteenzettingen wordt er in een centraal gelegen forum, bij de zalen waar de sessies doorgaan, een tentoonstelling georganiseerd. De aangeboden stands zijn uitgerust met volgende elementen:
- oppervlakte van 6m²
- naambord
- 1 elektriciteitsaansluiting van 300W (1 aansluitingspunt)
- 1 tafel van 180cm x 80cm
- 2 stoelen


7. Exposanten verplichten zich ertoe enkel apparatuur tentoon te stellen dat:
- besproken wordt in 1 van de uiteenzettingen
- valt onder het centrale thema van de Lab Automation Day: ‘Automatisatie in het lab'.


8. Er zullen 8 sessies met uiteenzettingen worden ingericht waarop zich 8 verschillende bedrijven kunnen inschrijven. Wanneer alle beschikbare plaatsen zijn ingevuld heeft Laborama het recht uw deelname te weigeren. Plaatsen worden toegekend op basis van de eerst ontvangen inschrijvingen. De datum waarop Laborama de inschrijving ontvangt geldt. Hiertegen is geen verhaal mogelijk.


9. De uiteenzetting dient gegeven te worden door een specialist die vertrouwd is met de werking van het besproken apparaat of uitrusting. De technische uiteenzetting heeft een informatief doeleinde naar de eindgebruiker toe m.a.w. de gegeven informatie moet technisch onderbouwd zijn en mag niet commercieel gericht zijn.


10. Indien 2 of meer leden inschrijven voor deelname met een gelijkaardige lezing, zal de organisator voorrang geven aan de uiteenzetting van die onderneming die zich als eerste inschreef.


11. Bedrijven die een uiteenzetting geven moeten hun abstract (max. 1 A4 pagina - lettertype Arial 11) en PowerPointpresentatie voor 15 augustus 2017 doorsturen naar het Laborama secretariaat. Deze documenten zullen worden voorgelegd aan een groep vakspecialisten die nagaan of uw presentatie voldoet aan de vooropgestelde eisen. De deelname van bedrijven van wie de presentatie niet voldoent aan de vooropgestelde eisen kan dan alsnog worden geannuleerd.


12. De uiteenzettingen tijdens de Lab Automation Day dienen in het Engels gegeven te worden.


13. Tijdens de verwelkoming zullen alle deelnemende bedrijven kort worden voorgesteld door de organisator. De PowerPoint presentatie met deze voorstelling zal gedurende de rest van de dag worden afgespeeld in de tentoonstellingsruimte.
Deelnemende bedrijven bezorgen de organisatoren uiterlijk 2 weken voor de datum van het event documentatie die zij wensen ter beschikking te stellen van alle bezoekers die de uiteenzettingen van de Lab Automation Day bijwonen.


14. De prijzen voor deelname aan de Lab Automation Day zijn voor leden (niet-leden):
- Technische uiteenzetting + stand: € 700,- (€900,-)
- Technische uiteenzetting: € 250,- (€300,-)
- Stand: € 400,- (€600,-)
De vermelde prijzen zijn voor 1 uiteenzetting en een volledige dag aanwezigheid met een stand of
vitrine in de tentoonstellingsruimte. Vermelde prijzen zijn exclusief BTW.
Catering voor 1 persoon is inbegrepen in artikel vermelde prijzen.


15. Kosten voor verplaatsing en/of verblijf zijn nooit ten laste van Laborama.


16.Voor het bijwonen van de uiteenzettingen wordt aan elk individu een dagprijs van € 0,- gevraagd (incl. catering). Hiervoor kan hij/zij zoveel uiteenzettingen bijwonen als hij/zij zelf verkiest. Inschrijven voor het bijwonenen van 1 of meer uiteenzettingen is verplicht.


17. Alle vermelde prijzen zijn exclusief 21% BTW.
Sinds 1 januari 2011 is BTW verschuldigd in het land waar de deelnemer gevestigd is. Buitenlandse deelnemers (met niet-Belgische BTW nummers) ontvangen facturen zonder BTW voor alle dienstenprestaties in het kader van de deelname aan de Lab Automation Day.


18. De prijs voor deelname aan de Lab Automation Day wordt in 1 keer gefactureerd. De factuur voor deelname dient op de vervaldag voldaan te worden en uiterlijk 2 weken voor de aanvang van de Lab Automation Day. Indien het verschuldigde bedrag niet, of niet volledig, betaald is, is het bestuur bevoegd om de deelname te annuleren.


19. De organisator stelt gratis promotiemateriaal, in de vorm van flyer-uitnodigingen, ter beschikking aan alle deelnemers aan de Lab Automation Day.


20. Opbouw en afbouw van de stands:
Deelnemende bedrijven mogen hun stand inrichten van de dag zelf van het event van 7u30 tot 9u15.
De afbouw start vanaf 17u30 tot 18u30.


21. Verzekering. De organisator sluit een BA verzekering af.
Deelnemende bedrijven zijn verplicht hun eigen materiaal te verzekeren.
Deelnemende bedrijven zijn verantwoordelijk zich te verzekeren tegen alle schade, van welke aard ook, die veroorzaakt wordt door toedoen van zichzelf, zijn personeel, personen die voor hem werken of op elke andere wijze onder zijn verantwoordelijkheid vallen.
Deelnemende bedrijven verzaken alle verhaal tegen de organisator, de eigenaars of de huurders van de gebouwen, voor alle schade berokkend aan het tentoongestelde materiaal, de stand constructie, enz. voor welke reden ook.
De organisator kan, op geen enkele wijze, aansprakelijk gesteld worden voor gelijk welke diefstal, schade, brand, ontvreemding e.d. aan tentoonstellingsmateriaal of andere goederen die zich in de zalen bevinden.


22. Deelnemers verbinden zich ertoe om de bepalingen van het huidige reglement na te leven. Ieder geschil met betrekking tot de Lab Automation Day valt onder de toepassing van de Belgische wetgeving. In geval van geschil zijn enkel de rechtbanken van Brussel (België) bevoegd.


23. In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet beslist de organisator.

 

Exposanten Laborama Academy