Règlement de participation au LAB AUTOMATION DAY

Ce règlement est d’application pour le Lab Automation Day qui se tiendra le 18 septembre 2018 à Mechelen dans Technopolis. 

1. L’inscription de participation à Lab Automation Day est contraignante. En vous inscrivant, vous marquez votre accord sur les clauses de ce règlement ainsi que sur toute nouvelle disposition que l’organisateur prendrait dans l’intérêt de Lab Automation Day


2. L’inscription peut se faire par le biais du formulaire qui vous a été envoyé ou par le formulaire que vous pouvez télécharger à partir de la page d’informations générales de Lab Automation Day, que vous trouverez sur ce site.


3. Le thème de Lab Automation Day est 'l'automatisation au labo'.
Toutes les conférences et le matériel exposé doivent avoir trait à cette thèmatique. Dans le cas contraire, Laborama se réserve le droit de refuser votre participation.


4. Les sociétés, qui désirent participer à la Lab Automation Day, doivent renvoyer leur formulaire d’inscription dûment complété, avant le 15 juillet 2018, au secrétariat de LABORAMA. Une société ne peut tenir qu’une seule conférence. La durée d’une conférence est de 25 minutes (incl. Q & R).


5. Les sociétés peuvent s’inscrire pour:
- tenir une conférence technique
- tenir une conférence technique et être présentes dans l’aire d’exposition avec un stand de 6 m² - pour être présentes avec une vitrine dans l’aire d’exposition, sans tenir de conférence technique


6. Une exposition se tient simultanément dans le forum central, adjacent aux salles où les conférences se donnent.
Description et équipement des stands proposés :
- superficie de 6 m²
- enseigne
- 1 table de 180cm x 80cm
- 2 chaises


7. Les exposants s’engagent à exposer uniquement de l’appareillage
- faisant l’objet d’une des conférences
- ayant trait au thème central de Lab Automation Day


8. Douze (12) sessions de conférences seront organisées auxquelles Douze (12) sociétés différentes pourront s’inscrire. Laborama se réserve le droit de refuser votre participation lorsque toutes les places disponibles sont réservées. L’attribution des places se fait sur base de la réception des inscriptions. La date à laquelle Laborama reçoit le formulaire d’inscription prévaut et est sans appel.


9. La conférence doit être donnée par un spécialiste qui connaît pleinement le fonctionnement de l’appareil ou de l’équipement présenté. L’objectif de cette conférence technique est d’informer l’utilisateur final. En d’autres termes, l’information fournie doit être d’ordre technique et ne peut avoir un but commercial.


10. Dans le cas d’inscriptions de 2 ou de plusieurs membres pour une conférence similaire, l’organisateur donnera priorité à la conférence de la société qui s’est inscrite en premier lieu.


11. Les sociétés conférencières doivent rentrer leur abstract (max. 1 page format A4 – en caractères de type Arial 11) et leur présentation PowerPoint avant le 15 août 2018 au secrétariat de Laborama. Ces documents seront soumis à un groupe de spécialistes du secteur qui jugera si votre présentation respecte les conditions requises. La participation des sociétés, dont la présentation ne répond pas à ces conditions, peut alors être annulée.


12. Les conférences de Lab Automation Day se tiendront en Anglais.


13. Les prix de participation à Lab Automation Day pour membres (non-membres):
- Conférence technique + stand: € 700,- (€950,-)
- Conférence technique: € 250,- ( €350,-)
- Stand: € 450,- (€600,-)
Les prix mentionnés sont valables pour 1 conférence et/ou la présence pendant toute une journée dans l’aire d’exposition avec un stand ou une vitrine. Les prix mentionnés sont hors TVA.
La restauration pour 1 personne est comprise dans ces prix.


14. Les frais de déplacement et/ou de séjour ne sont jamais à charge de Laborama.


15. Le prix de participation aux conférences s’élève à € 0/personne (restauration incl.). Les participants ont la possibilité d’assister à autant de conférences qu’ils le souhaitent. L’inscription à 1 ou plusieurs conférences est obligatoire.


16. Tous les prix mentionnés sont hors TVA 21%.
Depuis le 1er janvier 2011, la TVA est redevable dans le pays où le participant est établi. Les participants étrangers (qui ne sont pas en possession d’un numéro de TVA belge) reçoivent une facture hors TVA pour toutes les prestations de services dans le cadre de la participation à Lab Automation Day.


17. Le prix de participation à Lab Automation Day fait l’objet d’une seule facture. La facture de participation doit être acquittée à la date d’échéance et, au plus tard, 2 semaines avant la date de Lab Automation Day. Si le montant dû n’est pas réglé ou ne l’est que partiellement, l’organisateur se réserve le droit d’annuler la participation.


18. L’organisateur met gratuitement du matériel de promotion à la disposition des sociétés participant à Lab Automation Day.


19. Montage et démontage des stands:
Les sociétés participantes peuvent aménager leur stand le jour même de l’événement, de 07.30 à 09.15 h.
Le démontage peut se faire de 17.30 à 18.30 h.

20. Assurance. L’organisateur souscrit une police d’assurance en responsabilité civile (RC).
Les sociétés participantes sont tenues d’assurer leur propre matériel.
Les sociétés participantes sont tenues de souscrire une assurance qui les couvre contre tout dommage, de quelque nature que ce soit, provoqué par une erreur personnelle, ou par une erreur commise par leur personnel, par des personnes travaillant pour elles ou sous leur responsabilité.
Les sociétés participantes font abandon de recours vis-à-vis de l'organisateur, les propriétaires ou les locataires d’immeubles, pour tout dommage causé au matériel exposé, la construction du stand, etc., pour quelque raison que ce soit.
L'organisateur ne peut en aucun cas être tenu responsable de vol, dégât, incendie, disparition, etc. de matériel exposé ou d’autre biens qui se trouvent dans les salles.


21. Les sociétés participantes s’engagent à respecter tous les termes du présent règlement. Tout litige concernant Lab Automation Day est régi par le droit belge et est de la compétence exclusive des tribunaux de Bruxelles (Belgique).


22. Pour toutes situations non décrites dans ce règlement, la décision finale appartient à l’organisateur.

 

Exposants Lab Automation Day